スキル 要約力

【2020年おすすめの本】要約のコツとは|『9割捨てて10倍伝わる要約力』のまとめ

在宅ワークが進む中、「要約力」は最も重要なスキルのうちの一つだ。

特にビジネスの場においては、無駄なく漏らさず伝える力が大きな強みになる。

これから今までより重要視されるだろう要約力だが、大多数の人が勉強をしてこなかったのではないだろうか。

いやいや、学生時代に現代文で要約の練習をしてきたという人もいるかもしれない。

しかし、ビジネスの場における要約は、今までのそれとは訳が違う。

ビジネスにおける正しい要約とは、相手が知りたいことを漏れなく、十分に伝えることだ。事実をただ並べることが正解ではない。そしてこれがなかなかに難しい。

だから、新社会人が最初にぶつかる壁の一つに「要約」の壁がある。

自分の言いたいことが伝わらない、相手に理解してもらえないのは、実は「要約力」が問題なのかもしれない。

でも安心して欲しい。そんな悩みを抱える僕らにぴったりの本が2020年7月にリリースされた。

山口拓郎さんの『9割捨てて10倍伝わる要約力』だ。

『9割捨てて10倍伝わる要約力』とは

読むのにかかった時間 2時間02分

本書の著者山口さんは、25年間Webライターとして活躍されてきた方。本書の出版の随分前から「伝える力」に注目した本を執筆してきた。

同氏はオンラインサロンも立ち上げており、オフィシャルブログやyoutubeでも活躍されている方だ。

ちなみに山口さんのオフィシャルウェブサイトでは本書のZOOM講演会も行っているようだ。(参加費無料でライティングサロン等にも参加できる。コロナの今がチャンスだ!)

そんな山口さんは要約とは何かを端的に本書冒頭で述べている。

「要約力」とは一体なんぞや?そう聞かれたら答えはこうです。死んでもこれだけは言っておく!を見つけること。

『9割捨てて10倍伝わる要約力』山口拓郎

なんとも大胆かつシンプルな答えで、本書の題名に合った解答だ。

山口さんは、「要約力」をつけるためには3つのプロセスを経る必要があると本書で述べている。

①情報収集 ②情報整理 ③情報伝達

この3つのプロセスをしっかりと訓練すれば、僕らでも要約が上手にできるようになるらしい。

「要約力」は先天的なものではなく、後天的に手に入れることができるものなのだ。

①情報収集をする

要約力をつけるための第一歩が情報収集である。

精度の高い情報を収集するためのポイントは以下の通りだ。

信頼できるソースを見つける

まずは信頼できるソースを得ることが重要。

誤った情報をしてしまえば、この後全ての工程が崩れ去ることになる。

自分に対して5W3H1Fを投げかける

質の高い情報を収集するために、自身に対し5W3H1Fを投げかけることも重要。

本書では駅前にあるカレー屋さんに行列ができていたから、そのカレー店は人気店だ。と結論づけるのは安直だと説明している。

すぐに誤った結論を出さないようにするためには、自分に対して質問を投げかけることが重要だという。

5WとはWHAT(何)、WHO(誰が)、WHEN(いつ)、WHERE(どこで)、WHY(何故)のこと。

その中でも最も大切なのが、WHY(何故)をしっかりと考えることだ。

このWHYに応えるためには、客観的な根拠が必要になる。つまり、人に説明するときに説得力を増す要素になるのだ。

3HとはHOW , HOW MANY ,HOW MUCHのことだが、要は事実に対してどのように対処できるかというアクションの答えを生むのに必要な要素だ。

最後のIFはまだ起ってないことへの対処方法を考えること。事前に仮説の答えを考えることは、自分のメンタル面の安定にも繋がると筆者は述べている。

このことを踏まえると先ほどのカレー店の話は以下のように考えられるのではないだろうか。

1.カレー店は本当に人気と言えるのか。まずは事実を掴む。例えば、誰が利用しているのか(年代は?性別は?)。どの時間も同じように人は入っているのか。その付近のカレー屋と比較してどうなのか。

2.事実、カレー屋が人気であるならば、どうして人気なのだろうか。

3.人気ではないカレー屋さんはどうしたら売れるようになるのか。

4.仮にもしコロナ等の感染症が広まったとしたらどうなるか。何か対策は必要ではないのだろうか。

わかりやすく要約できる下準備とはつまり、こうした情報を僕らの中で理解できている状態のことを言うのだ。

思い込みをなくす

思い込みは正確な情報把握の邪魔になる。

思い込みをなくすためにはメタ認知力をつけることが必要だ。

メタ認知力とは、客観的に見てそうなのだろうか?と考えることだ。

この力をつけるためには、猜疑心をある程度持つことが大事。筆者は、一部を見てすぐにそれが正しいと認知してしまうことを「認知バイアス」と呼んでいる。

本書では実際にこうした認知バイアスを低め、メタ認知力を上げるためにはどうすればいいかを紹介している。気になる方はぜひ本書を読んで見ると良い。

②情報を整理する

今まで集めてきた情報を整理するのが第2ステップだ。

抽象を具体へと落とし込む

まずは具体と抽象を区別できるようにする必要がある。

わかりやすいのはパソコンのフォルダ分けだ。例えば大学の「心理学の課題」を保存する際には以下のように保存をする人が多いのではないか。

大学ー課題ー2020年課題ー心理学

頭の中も同様にしてあげると、情報を検索しやすくなるし、人にも伝えやすくなる。

相手が抽象的な質問を投げかけてきたときにも、僕らが持っている具体化ファイルにアクセスして、相手に最適な答えを返せるようになる。

逆にこうした分け方が頭の中でできていないと、相手が何を言おうとしているのか。相手の質問に対し何を返せばいいのか。がわからなくなってしまう。

優先順位を決める

相手によって優先度は変わる、だから難しい。

優先度を決めるためには、相手がなんの情報を望んでいるのかを確りと認識しなければならない。

まずは死んでも伝えたいことを会話の最初に持ってくる。

そのあとで、優先順位の高い順で話を進めていくことが大切だ。

③情報を伝達する

結論から話す

要約のポイントは幹→枝→葉の順で伝えることだ。

まずは結論から話し、今から何を話すのかを相手と共有する。

結論が最初にわからないと、相手が何を話そうとしているのかがわからず、「結局何が言いたいの?」と言われかねない。

『1分で話せ』でもまとめられているが、結論はなるべくシンプルに述べる。

これだけで要約のレベルは大きく向上する。

人を動かす話し方|『1分で話せ』のまとめ

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確認する

要約力が高い人ほど、相手が理解できているかを確りと確認している。

僕らも例えば、授業中に先生の説明の一部が引っかかり、その後の説明が頭に入ってこない。と言った経験があるのではないだろうか。

あの状況は僕らが話しているときにも、相手に起こり得る。

だから、相手の非言語情報(表情、仕草等)も注意深く観察する必要があるのだ。

伝わると伝えるは違うと言われるが、相手に伝えるためには相手が理解できているかの確認を怠ってはならない。

以上①情報収集 ②情報整理 ③情報伝達を実践し、高速で修正していくことが「要約力」向上のためには必要だ。

と言うのが本書の趣旨だろう。

まとめ

『9割捨てて10倍伝わる要約力』は僕らの要約力の向上に大きく寄与する本だ。

繰り返しにはなるが、これからの時代はリモートワークが浸透し、「要約力」が重視される時代になる。

つまり「要約力」の無さは今までよりも顕著に表れてしまう。

逆に言えば、こうした能力があるだけで人に評価される可能性は高い。

ぜひ本書を読んで、「要約力」を向上させる練習をしてみるのはいかがだろうか。

感想/考察

話が上手い人と要約が上手なのは全く持って違う

僕はぶっちゃけ人と話すのが得意だ。正直就職するまでは会話で困ることなどないと思っていた。

でも現実は厳しく、「何が言いたいのか」がわからないと言われることが多くあった(今でもよくある)。

僕も勘違いしてしまっていたが、ビジネスにおける要約とは、シンプルに結論から話す必要がある。

雑談では、結論を最後に落とし込むことにより相手の興味を引くのは常套手段だ。オチがない話だって、ダラダラ話しても全く問題ない。

でも仕事は違う。仕事での報告とは、相手の時間を奪う行為だ。仕事ができる人ほどこの感覚が備わっている。

だから雑談と仕事での会話は明確に使い分ける必要があると思う。

 

事例があるのでわかりやすい

本書では適度にわかりやすい要約と、わかりずらい要約の例が出てくる。

両者を読み比べてみるとわかりやすい要約とそうでない要約の違いがよくわかる。

筆者が実際にその例題(要約された記事)の何が問題なのかをポイントとしてまとめてくれているので、読者である僕たちも演習問題を解くような感覚で読み進めることができる。

今まで要約力の本を読んできたはいいものの、具体的にどうすればいいのかわからないという方にはお勧めの本だ。

 

どのように実践できるか

僕は現在まとめのブログを書いている。

自身の要約力が上がったと言えるのは、PV数が上がったときだと思っている。

それまでは結論ファーストのまとめができているかを意識して文章を作成したい。

投稿日2020/10/18(3769字)2h36min57sec/当記事を書き上げるのにかかった時間

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